Для взяття на постійний консульський облік до закордонної дипломатичної установи України за місцем проживання за кордоном подаються:

1. заява особи, яка досягла 16-річного віку(форма заяви). У разі взяття на облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява (форма заяви) подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників;
2. одна фотокартка розміром 10 × 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до відомчої інформаційної системи МЗС (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон - білий або світло-сірий). У разі наявності технічної можливості відцифрований образ обличчя може бути отриманий шляхом фотографування безпосередньо в закордонній дипломатичній установі України;
3. паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім’я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних цього паспорта;
4. копія сторінки паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою, що підтверджує факт оформлення в установленому законодавством порядку документів для виїзду за кордон на постійне проживання за кордон або документів для залишення на постійне проживання за кордоном;
5. копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
6. копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (oppholdstillatelse);
7. копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу проживання особи на території Норвегії (Bostedsattest – Residence certificate);
8. оригінал документа про сплату консульського збору у сумі 220 норв.крон (для осіб, які досягли 16-річного віку). Сплата консульського збору може здійснюватися безпосередньо при особистій подачі документів у безготівковій формі в приміщенні Посольства з використанням банківського терміналу;    
9. оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною).

Строк розгляду заяв щодо постійного консульського обліку становить не більш як десять робочих днів з дня отримання необхідних документів.

За взяття на постійний консульський облік, крім взяття на постійний консульський облік дітей віком до 16 років, справляється консульський збір у порядку та розмірі, встановленому МЗС. У разі наявності технічної можливості за бажанням заявника така дія може бути вчинена в терміновому порядку, при цьому, консульський збір справлятиметься у подвійному розмірі (440 норв. крон).

Строк перебування на постійному консульському обліку необмежений.

Особа, яка перебуває на постійному консульському обліку, зобов’язана кожні десять років звертатися до закордонної дипломатичної установи України для актуалізації даних про себе. Актуалізація даних, що містяться в обліковій картці, відбувається шляхом подання заяви довільної форми.

Невиконання громадянином України, який перебуває на постійному консульському обліку, обов’язку щодо актуалізації даних є підставою для зняття з консульського обліку.

Сплата консульського збору може здійснюватися безпосередньо при подачі документів у безготівковій формі в приміщенні Посольства з використанням банківського терміналу.

У разі надсилання документів поштою, оплата консульського збору має бути здійснена заздалегідь за банківськими реквізитами Посольства України в Королівстві Норвегія:

Отримувач: Embassy of Ukraine in the Kingdom of Norway

Адреса: Arbins gate 4, 0253 Oslo, Norway

№ рахунка (NOK): 70580583219

Bank: DNB

BIC (SWIFT): DNBANOKKXXX

IBAN: NO3770580583219 (зазначається у разі сплати платежів з-за кордону).

Пакет документів може бути надісланий поштою. У цьому випадку необхідно додати конверт зі зворотною адресою та марками, необхідними для відправки документів назад.

Важливо! З 1 березня 2020 року набирає чинності постанова Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року №85 «Деякі питання обліку громадян України, які проживають за межами України» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/85-2020-п), відповідно до якої застосовується стягнення консульського збору за взяття на тимчасовий та постійний облік осіб – пред’явників паспорта громадянина України для виїзду за кордон, які досягли 16-річного віку у сумі 220 норв. крон.

Громадяни України, які перетинають країну транзитом, на консульський облік не стають.

Рішення про відмову у взятті на консульський облік приймається уповноваженою посадовою особою у разі, коли:

1. особа, яка приймається на консульський облік, не є громадянином України;
2. стосовно взяття на облік звернулася особа, яка не досягла 16-річного віку, або її законні представники, що не мають документального підтвердження своїх повноважень;
3. документи або інформація, необхідні для взяття на консульський облік, надані не в повному обсязі, або надані документи є недійсними.